Fylle ut meldeskjema for personopplysninger

NSDs meldeskjema er et digitalt skjema som du som forsker eller student fyller ut når du skal behandle personopplysninger i et forskningsprosjekt. Vi i NSD gjør en vurdering av behandlingen du har planlagt.

Vi hjelper deg med å finne løsninger som passer til ditt prosjekt og sikrer at den planlagte behandlingen er i tråd med personvernlovverket.

Ved å fylle ut meldeskjema får institusjonen du tilhører også oversikt over alle behandlinger, noe de er lovpålagt å ha.

Hvem skal fylle ut meldeskjema?

Alle som behandler personopplysninger i et forskningsprosjekt skal melde dette via NSDs meldeskjema, dersom institusjonen har avtale med NSD. ​

Du må sende inn meldeskjema senest 30 dager før datainnsamlingen starter.

Hvis du skal gjennomføre prosjektet anonymt, skal det ikke meldes til NSD.​

Hva er en personopplysning?

Personopplysninger er enhver opplysning som kan knyttes til en person. En personopplysning kan for eksempel være fødselsnummer, navn eller e-postadresse/IP-adresse. Stemme på lydopptak regnes også som en personopplysning. 

Det er også mulig at en samlet kombinasjon av opplysninger kan knyttes til en person. For eksempel om det registreres nøyaktig alder, bosted og studieretning, og det kun er én person på 57 fra Geilo som studerer teatervitenskap.

Hvorvidt bakgrunnsopplysninger kan gjøre en person identifiserbar avhenger av variablene / de registrerte dataene, men også av kontekst, tema og kriteriene for utvalget.

Personopplysninger er enhver opplysning som kan knyttes til en person.

Merk at dersom det finnes en koblingsnøkkel som kobler opplysningene til ett navn er opplysningene å regne som personopplysninger, selv om forskergruppen ikke har tilgang til denne koblingsnøkkelen.

Hva er en behandling?

En behandling er enhver prosess du gjør med personopplysninger. Behandling kan være alt fra:

• innsamling og registrering
• bearbeiding og analyse
• overføring og lagring
• publisering og arkivering

Behandling viser altså til alt du gjør med dataene.

Prosjektet må meldes hvis du på et tidspunkt sitter på persondata, selv om du skal anonymisere alle personer i publikasjonen eller oppgaven. 

Hva må du ha klart før utfylling?

Før du kan sende inn meldeskjemaet er det flere ting du må ta stilling til. For å spare tid under utfylling og sikre at prosjektet gjør gode valg, er det lurt å ha tenkt gjennom et par ting først.

1. Tenk gjennom spørsmålene: Hvem skal jeg forske på, hvem er utvalget, hvilke metoder skal jeg benytte, hvilke personopplysninger trenger jeg for å svare på problemstillingen.
2. Utform et informasjonsskriv til deltakerne. Bruk gjerne NSDs mal (word).
3. Utform intervjuguide, spørreskjema, variabelliste, osv., ut fra hva som er aktuelt for ditt prosjekt.
4. Vurder om du kan gjøre tiltak for å minimere personvernulempen for deltakerne. Et viktig prinsipp er å ikke samle inn flere opplysninger enn du trenger, og på en så sikker måte som mulig.
5. Sett deg inn i retningslinjene for informasjonssikkerhet som gjelder for din institusjon, f.eks. om det er krav til hvor data skal lagres, eller hvilken leverandør av spørreskjema du må benytte.
6. Undersøk om du trenger godkjenninger/tillatelser fra ulike instanser for å gjennomføre prosjektet, f.eks. REK, Kriminalomsorgen, osv.

Tips! Du kan lese hjelpetekster i meldeskjema ved å holde pekeren over de små spørsmålstegnene. Se eksempel på et meldeskjema her.

Hva skjer når skjemaet ditt er sendt inn?

En av våre rådgivere vil så snart som mulig gjøre en første gjennomgang. Dersom vi har spørsmål eller kommentarer, tar vi kontakt med deg i meldingsdialogen.

Følg med på eposten din etter varsel om melding fra NSD. Varslene blir sendt til eposten som er knyttet til din bruker. All meldingsdialog vil være synlig på Min side.

Hvis du blir bedt om å gjøre endringer, må du huske å trykke "Bekreft innsending" når endringene er gjort. Vi vil deretter gå gjennom meldeskjemaet på nytt. Meldingsdialogen kan brukes til spørsmål og avklaringer.

Når ditt meldeskjema er ferdig vurdert, er vurderingen dokumentasjon på at ditt prosjekt behandler personopplysninger på en lovlig måte.

Melde endringer i prosjektet

Du må melde fra hvis du gjør endringer i prosjektopplegget som får følger for behandlingen av personopplysningene.

Du melder endringer ved å oppdatere meldeskjemaet og bekrefte innsending på nytt. Oppsummer gjerne endringene som er lagt inn i meldingsdialogen. Vent på ny vurdering før du går videre.​

Deling av meldeskjema

Det er mulig å dele meldeskjemaet med veileder og andre involverte. For studenter er det obligatorisk å dele skjemaet med veileder/prosjektansvarlig.

Slik deler du meldeskjemaet:

• Klikk på "Del prosjekt" øverst til venstre i meldeskjemaet
• Velg deretter "Inviter brukere" og fyll inn epostadresse(r)
• Angi hvilken tilgang vedkommende skal ha. "Kan administrere" innebærer full tilgang, også å gi tilgang videre til andre.
• Mottakeren må både klikke på invitasjonslenken og logge seg inn for å få tilgang.

Det er kun den som opprinnelig opprettet skjemaet som kan skrive i meldingsdialogen, og som får varsel om nye meldinger.

Lage en kopi av NSDs vurdering

For å skrive ut og lagre en kopi av NSDs vurdering, trykk på knappen "Vurdering" i øvre del av skjemaet. Klikk på "skrive ut", og under "Velg skriver" kan du lagre vurderingen som pdf eller på OneDrive.

Du kan lagre en kopi av innholdet i meldeskjemaet på samme måte, ved å trykke på knappen "Eksporter".

Hvorfor må jeg melde prosjektet til NSD?

Det er viktig å melde prosjektet ditt av flere grunner:

• Du får en vurdering på at prosjektet ditt er i tråd med lovverket. Mangel på innmelding kan i verste fall føre til at datamaterialet må slettes.
• Gode informasjonsskriv og avklaringer kan gjøre det mulig å gjenbruke forskningsdataene.
• Det er lovpålagt for din institusjon å dokumentere alle sine behandlinger av personopplysninger. Dette oppfylles gjennom innmeldingen.
• Personvernregelverket gir mange muligheter og unntak for forskningsformål. Ved å lufte potensielle problemstillinger i forkant, hjelper vi deg med å finne løsninger.
• Å fylle ut et meldeskjema hjelper deg å systematisere prosjektet og den planlagte behandlingen.
• Når du kan vise til at prosjektet er lovlig er det enklere å få resultatene publisert.

Har du spørsmål?

• Chat med oss: For generelle spørsmål eller bistand til å fylle ut meldeskjema, kan du chatte med NSDs rådgivere hverdager mellom 12–14.
• Meldingsdialog: Etter at du har sendt inn et meldeskjema, kan bruke meldingsdialogen til spørsmål og avklaringer. Rådgiver for prosjektet vil svare på meldingen.