Sjekkliste for utfylling av meldeskjema

1. Tenk gjennom nokre sentrale spørsmål

For at vi skal kunne vurdere og gi råd til prosjektet, må vi vite kva du skal forske på, og korleis du vil gå fram for å samle inn og oppbevare dataene du treng.

• Kva skal du forske på? 
• Kven er utvalet og kva metodar skal du nytte? 
• Kva personopplysningar treng du for å svare på problemstillinga di? 

Avhengig av kva og kven du skal forske på, kan det vere ulike problemstillingar eller krav du bør vere klar over.

Sjå personvernhandboka vår for rettleiing til ulike tema.

2. Utform eit informasjonsskriv 

Retten til informasjon om kven som bruker opplysningar om deg og til kva formål, er ei grunnleggjande rett i personvernforordninga.

Lova stiller klare krav til kva informasjon deltakarane må få i forkant av datainnsamlinga. Om innsamlinga skal vere untatt frå informasjonsplikta må du argumentere godt for dette.  

Informasjonsskrivet skal hjelpe dei du behandlar opplysningar om til å forstå kva opplysningar du skal samle inn, og kva det inneber for dei.  

Sjå kva du må informere om og bruk gjerne malane våre for informasjonsskriv

3. Last opp aktuelle vedlegg

Før vi kan gjere ei vurdering av prosjektet må eventuelle spørjeskjema, intervjuguidar og/eller variabellister vere lasta opp. Dette hjelper oss å forstå formålet med prosjektet, og omfanget av personopplysningar som blir samla inn.

Viss du skal gjennomføre intervju, treng vi ikkje nødvendigvis å sjå alle spørsmåla du skal stille, men få ei generell forståing av kva opplysningar som blir registrerte.

Om prosjektet skal få data frå SSB, må variabellistene lastast opp i formatet til SSB sitt bestillingsskjema.  

4. Minimer ulempa for personvernet

All behandling av personopplysningar inneber ei viss ulempe for personvernet. Kor stor ulempa er, avheng ulike faktorar. Til dømes: 

• Kor mange opplysningar som blir registrerte, både per person og totalt i prosjektet 
• Kor sensitive opplysningane er 
• Kor godt data blir sikra
• Kor lenge data blir oppbevarte og kor mange som har tilgang 

Tenk gjennom kva i ditt prosjekt som gir ulempe for personar du samlar opplysningar om, og kva du kan gjere for å redusere ulempa.  

Til dømes: Kva variablar treng du, kan du unngå å registrere særlege kategoriar, og kor tid det er mogleg å anonymisere datamaterialet.?

Tenk også over om heile prosjektgruppa skal ha tilgang til alt materialet, eller om de kan legge til fleire sikringstiltak.

Generelt krev prosjekt med høgare personvernulempe meir omfattande vurdering frå Sikt, noko som kan auke vurderingstiden.

Høg personvernulempe stiller også høgare krav til prosjektet og avvegingane prosjektet gjer. Prosjektet må vere godt strukturert, opplysningane bli lagra på ein sikker måte, osv. 

Les meir om personvernulempe og DPIA for prosjekt med høg ulempe

5. Sett deg inn i retningslinjer for informasjonssikkerheit 

Institusjonen du tilhøyrer har retningslinjer for informasjonssikkerheit og datahandtering som du må følgje. Desse kan vere til nytte i val av leverandør for spørjeskjema, for å sikre trygg datalagring, osv.

I retningslinjene finn du informasjon om korleis data skal lagrast, kva sikringstiltak som krevst og kva leverandørar for spørjeskjema som institusjonen har avtalar med.

Sjekk at prosjektet ditt følger retningslinjene for din institusjon. Retningslinjene finn du som regel på institusjonen sine nettsider og/eller interne sider. Høyr med rettleiaren din, kollegaer/leiar, eller personvernombodet.  

6. Undersøk om du treng godkjenningar/løyve

I nokre forskingsprosjekt kan det vere nødvendig å søkje løyve for å kunne gjennomføre prosjektet.  

• Skal du forske ved ein institusjon (skule, fengsel, sjukehus, arbeidsplass, osb.) er det viktig å få løyve frå leiinga.  
• Viss du skal få innsyn i teiepliktig informasjon kan det vere aktuelt å søkje dispensasjon frå teieplikta.  
• For prosjekt som blir omfatta av helseforskingslova, må du ha ei etisk godkjenning av Regionale komitear for medisinsk og helsefagleg forskingsetikk (REK).