Informasjon til deltakerne

Retten til informasjon er en grunnleggende rettighet som er forankret i personvernforordningen. Denne retten gjelder uavhengig av om utvalget samtykker til deltakelse.

I utgangspunktet skal du gi informasjonen individuelt, f.eks. via brev eller epost.

Dersom det ikke er mulig å informere individuelt, kan det være aktuelt å informere kollektivt. Det kan f.eks. være i en avis, et medlemsblad, via uttalelse i et kommentarfelt, eller oppslag i et område du skal observere.

Krav til informasjonen

Informasjonen du gir skal være kortfattet, lett forståelig og i en lett tilgjengelig form.

Språket skal være klart og forståelig, og tilpasset deltakerne.

Informasjonen skal som hovedregel gis skriftlig på papir eller elektronisk. Muntlig informasjon er kun aktuelt i spesielle tilfeller. Du må kunne dokumentere hvilken informasjon du gir. 

Som hovedregel må du utarbeide et informasjonsskriv. I personvernlovverket er det klare krav til hva denne informasjonen må inneholde. 

Mal for informasjonsskriv

Informasjonsskrivet er sentralt for å ivareta personvernet. For å hjelpe deg å gi informasjonen de registrerte har rett på, har vi utarbeidet maler som vi anbefaler at du bruker.

Bruk den malen som er aktuell for behandlingsgrunnlaget (om det baserer seg på samtykke, eller på allmenn interesse).

Tidspunkt for å informere

Som hovedregel må du informere deltakerne før du begynner å samle inn data om dem.

Dersom du ikke er i kontakt med de du registrerer opplysninger om, må du informere innen rimelig tid, senest innen en måned. Dette kan f.eks. være ved registerstudier, eller ved at informantene dine gir opplysninger om andre personer.

Innholdet i informasjonen

Hvis du ikke ønsker å bruke NSDs mal som utgangspunkt, kan du lage ditt eget skriv. Informasjonen må minst omfatte:

• Innledning med forespørsel om å delta i forskningsprosjektet.
• Prosjektets formål og hva opplysningene skal brukes til.
• Hvilken institusjon som er ansvarlig for behandlingen av opplysningene, altså hvilket universitet, høgskole, helseforetak eller forskningsinstitutt forskningen skjer ved.
• Hvilke metoder som skal benyttes, hva disse innebærer for deltakeren, og hvilke opplysninger som blir samlet inn.
• Hvem som får tilgang til personidentifiserende data, f.eks. prosjektgruppen, student/veileder og/eller databehandler.
• At det er frivillig å delta, og at man kan trekke seg så lenge studien pågår uten å måtte oppgi grunn.
• Tidspunkt for planlagt prosjektslutt, og hva som skal skje med personopplysningene da (sletting, anonymisering eller videre lagring).
• Rettighetene til deltagerne, altså retten til innsyn, retting og sletting av opplysninger I tillegg til retten til å be om dataportabilitet/kopi (kun vis samtykke basert) eller protest (for ikke samtykkebaserte prosjekt). 
• Klageretten til Datatilsynet. 
• Kontaktopplysninger, både til prosjektansvarlig og institusjonens personvernombud.

I tillegg kan det være relevant å informere om:

• At opplysningene behandles konfidensielt.
• Hvem som formidler kontakten med utvalget, for eksempel dersom sykehuset tar kontakt på dine vegne eller du har fått kontaktopplysningene av en felles bekjent.
• At det ikke får negative konsekvenser å takke nei til deltagelse. Dette er særlig aktuelt dersom du skal inkludere pasienter, elever eller andre som er i et avhengighetsforhold.
• Hvilke andre kilder enn deltakeren selv det eventuelt hentes opplysninger fra, for eksempel registre eller avisen.
• At foresatte/verge har rett til å se spørreskjema/intervjuguide på forhånd dersom deltakerne er umyndige.
• Om personopplysninger skal utleveres til eksterne, må det oppgis hvilke opplysninger som skal utleveres, hvorfor og til hvem. Om opplysninger skal overføres ut av EU/EØS må i tillegg det lovlige overføringsgrunnlaget fremgå. 
• Hvem som finansierer prosjektet, dersom prosjektet får ekstern finansiering.

Unntak fra informasjonsplikten

Det skal mye til for å unnta fra informasjonsplikten. Det vanligste unntaket er at det vil være umulig eller uforholdsmessig vanskelig å informere.

Relevant for vurderingen om det kan unntas er:

• Utvalgets størrelse (flere tusen personer)
• Hvor identifiserbart utvalget er
• Om prosjektgruppen har tilgang til kontaktopplysninger
• Personvernulempen, herunder antall variabler i datamaterialet og graden av sensitiv informasjon
• Etiske betraktninger

Dersom du ønsker unntak fra plikten til å informere, må dette være godt begrunnet i meldeskjemaet.