NSD / Personverntjenester / Fylle ut meldeskjema for personopplysninger / Vurdering av innsendte meldeskjema

Vurdering av innsendte meldeskjema

Når du har sendt inn meldeskjema vil en av NSD sine rådgivere gå gjennom det. Rådgiveren gjør en helhetlig vurdering av behandlingen av personopplysninger, og om deltagernes personvern blir ivaretatt.

Hvis NSDs rådgiver har spørsmål eller kommentarer blir de stilt via meldingsdialogen tilknyttet ditt meldeskjema. Vurderingstiden avhenger av kompleksiteten til prosjektet.

Hva vurderer vi?

Målet vårt er å sikre godt personvern og å bistå deg med å få gjennomført prosjektet. Vi ser blant annet på: 

  • Om personopplysningene du skal samle inn er relevante for formålet til forskningsprosjektet.
  • Hvordan du har planlagt å samle inn, registrere, oppbevare og eventuelt sammenstille eller utlevere personopplysninger.
  • At informasjonen til deltagerne oppfyller lovkravene og beskriver prosjektet på en forståelig måte.
  • At informasjonen som gis til deltagerne samsvarer med det som er oppgitt i meldeskjemaet.
  • Hvorvidt prosjektet kan/bør få unntak fra noen av rettighetene beskrevet i personvernlovverket, og hvordan det eventuelt bør argumenteres.
  • Om du må innhente samtykke, eller om dataene kan behandles lovlig på annen måte.
  • Om personvernprinsippene er ivaretatt (lovlighet, rettferdighet og åpenhet, formålsbegrensning, dataminimering, lagringsbegrensning).

Hva skjer når meldeskjema er sendt inn?

Dersom rådgiver har spørsmål eller kommentarer til prosjektet eller innmeldingen blir meldeskjemaet sendt tilbake til deg med våre kommentarer. Det kan være avkrysninger i skjemaet som må endres, at vi trenger mer informasjon for å kunne gjøre en vurdering, eller at du må begrunne sider ved prosjektet bedre.

Hvis du har fått meldeskjemaet i retur, finner du rådgiverens kommentarer på Min Side. Du må så gjøre nødvendige endringer og sende inn skjemaet på nytt.

Du må selv fylle ut meldeskjemaet og argumentere for hva som er riktig i ditt prosjekt. NSDs rådgivere kan komme med tips og veiledning, men ikke endre eller oppdatere meldeskjemaet. 

Når meldeskjemaet er ferdig vurdert, fungerer dette som dokumentasjon på at prosjektet ditt behandler personopplysninger på en lovlig måte.

Husk at du må følge opp prosjektet ved prosjektslutt, og dersom det skjer endringer i prosjektet.

Behandlingstid

Når du har sendt inn meldeskjema vil en rådgiver ta en første gjennomgang og gi en tilbakemelding senest innen 30 dager fra innsendt dato.

Ofte vil vurderingstiden være kortere, men dette kan avhenge av flere ting, blant annet:

  • At du har gitt fullstendig informasjon om prosjektet og sendt inn nødvendig dokumentasjon.
  • At du retter opp og gjør endringer ved eventuelle kommentarer fra NSDs rådgiver.
  • Kompleksiteten til prosjektet og omfanget av personopplysninger.
  • Pågang av innmeldte meldeskjema. Det et er typisk størst pågang (og lengst kø) fra november til februar.

Se hvordan du kan redusere personvernulempen og potensielt forkorte vurderingstiden.

Kommunikasjon om meldeskjemaet

Du får en epost om at ny melding venter når:

  • Vi har stilt spørsmål i meldingsdialogen.
  • Dersom du har fått meldeskjemaet i retur.
  • Prosjektet ditt er ferdig vurdert.

All meldingsdialog mellom deg og NSD blir lagret og synlig på Min Side.