NSD / Personverntjenester / Meldingsarkivet for ledelse og administrasjon

Meldingsarkivet for ledelse og administrasjon

NSDs meldingsarkiv styrker og forenkler institusjonens arbeid med å sikre interne rutiner og følge opp forskningsprosjekt som behandler personopplysninger.

Hva er Meldingsarkivet?

Meldingsarkivet er et tilgangsregulert verktøy for ledelse og administrativt ansatte ved institusjoner som har avtale med NSD.

Meldingsarkivet gir oversikt over alle behandlinger av personopplysninger ved institusjonen som er meldt inn via NSDs meldeskjema.

Tjenesten gir også lovpålagt protokoll over alle pågående behandlinger (jf. art. 30) og synliggjør avvik.

Hvem skal ha tilgang til Meldingsarkivet?

Institusjonens kontaktperson til NSD og institusjonens personvernombud skal ha tilgang. I tillegg anbefaler vi at ansatte som har internkontrolloppgaver og ansvar for oppfølging av forskningsprosjekter får tilgang som "institusjonsbrukere".

Forskere og studenter skal ikke ha tilgang til Meldingsarkivet. De har oversikt over egne prosjekter og prosjekter som er delt med dem via Min side.

Det er brukeradministrator ved institusjonen som administrerer tilgangene. Denne blir oppnevnt når institusjonen inngår avtale.

Veiledning til Meldingsarkivet

Les mer om ulike funksjoner, valg og muligheter som finnes i Meldingsarkivet.

Gå til veiledning for bruk av Meldingsarkivet

Hvilke oppgaver har brukeradministrator?

Brukeradministrator har ansvar for å opprette og vedlikeholde tilganger til Meldingsarkivet. Institusjonen kan velge å ha flere brukeradministratorer ved behov.

Brukeradministrator styrer hvilke deler av Meldingsarkivet brukerne skal få tilgang til, f.eks. til et gitt fakultet eller institutt. Han eller hun må også sørge for å fjerne tilganger når ansatte slutter eller ikke skal ha tilgang lenger.

Ulike tilganger

Brukeradministator er den/de som administerer tilganger til Meldingsarkivet.

Øvrige personer ved institusjonen som skal ha tilgang til Meldingsarkivet skal gis rollen «institusjonsbruker personvern».

«Institusjonsbruker FAIR-rapporter» anvendes ikke for tilganger til personverntjenester, men kun for institusjoner som har avtale om datahåndteringstjenester (Planarkiv og policyveiviser).

Hvordan opprette tilgang til nye brukere?

Slik legger du til nye brukere i Meldingsarkivet:

  1. Logg inn på institusjon.nsd.no​
  2. Velg institusjon (kun dersom du er tilknyttet flere)
  3. Velg «Brukere» i menyen til venstre.
  4. Klikk på «Inviter bruker». I popup-vinduet: Oppgi e-post til brukeren du skal invitere. Velg tilgangen personen skal ha (hele institusjonen eller bestemt underenhet), hvilken rolle (brukeradministrator eller institusjonsbruker), og hvor lenge invitasjonen skal være aktiv.
  5. Trykk på «Send». Personen du inviterte vil motta en e-post fra NSD. Invitasjonen besvares ved å trykke på lenken i e-posten og logge inn. Merk at tilgangen til brukeren blir knyttet til hvilken innloggingsmetode de velger.

Når invitasjonen er sendt vil e-postadressen bli synlig i listen over brukere, med utløpsdato for invitasjonen oppgitt. Når invitasjonen er besvart vil navnet på brukeren bli synlig og e-posten vises som en hyperlenke.

Du kan se invitasjoner som er utløpt ved å trykke på knappen «Alle» i øvre høyre hjørne.

Hvordan administrere og slette tilganger?

I oversikten over brukere, ser du navn og epostadresse, enheten brukeren har tilgang til, rollen til brukeren og når den ble lagt til. Du har også en kolonne som heter "Handlinger".

For å slette en bruker, trykk på de tre prikkene under "Handlinger". Klikk på valget "fjern bruker".

For å endre enhetstilgang, må du slette opprinnelig tilgang og invitere brukeren på nytt (med ønsket tilgang).

Innlogging til meldingsarkivet via institusjonsportalen

Merk at du må bruke samme innloggingsmetode hver gang (Feide, Google eller lokal). Brukeren din er knyttet til innloggingen din.

Logg inn via meldingsarkiv.nsd.no

Bruk Meldingsarkivet jevnlig

Jevnlig bruk av Meldingsarkivet gir mulighet til å avdekke om institusjonens interne rutiner er kjent og blir fulgt av forskere og studenter.

Ved å følge med i Meldingsarkivet kan institusjonen fange opp tendenser og gjøre justerende tiltak. Du kan for eksempel se hvilke typer avvik som skjer ved ulike enheter, og følge opp der du ser det er behov.

Prosjekter registrert før 20. juli 2018

NSDs meldingsarkiv viser prosjekter innmeldt etter at personvernforordningen (GDPR) trådde i kraft. For oversikt over prosjekter meldt inn før den 20. juli 2018 må det «gamle» meldingsarkivet benyttes.

Logg inn til NSDs meldingsarkiv for prosjekter registrert før 20. juli 2018

Videreutvikling av Meldingsarkivet

NSDs mål er at Meldingsarkivet skal være et nyttig verktøy, som styrker institusjonens arbeid med internkontroll og trygg behandling av personopplysninger. Meldingsarkivet vil bli oppdatert og ny funksjonalitet lagt til i tråd med lovavklaringer og kartlegging av behov.

Har du innspill eller spørsmål, kontakt oss gjerne på meldingsarkiv@nsd.no.​

Relaterte tjenester fra NSD