NSD / Personverntjenester / Fylle ut meldeskjema for personopplysninger / Sjekkliste før innsending av meldeskjema

Sjekkliste før innsending av meldeskjema

For å spare tid under utfylling og sikre at prosjektet gjør gode valg, er det lurt å ha tenkt gjennom et par ting i forkant. Her har vi laget en huskeliste for ting du må ta stilling til før du sender inn skjemaet.

1. Tenk gjennom de sentrale spørsmålene

  • Hva skal du forske på?
  • Hvem er utvalget?
  • Hvilke metoder skal du benytte?
  • Hvilke personopplysninger trenger du for å svare på problemstillingen din?

Avhengig av hva og hvem du skal forske på, kan det være ulike problemstillinger eller krav du bør være bevisst på. I vårt oppslagsverk for personvern i forskning kan du lese mer om våre tips for ulike tema, utvalg og metoder.

2. Utform et informasjonsskriv

Loven stiller klare krav til hvilken informasjon som deltakerne i prosjektet må motta i forkant av datainnsamlingen. Om innsamlingen skal være unntatt fra informasjonsplikten må du argumentere godt for dette.

Husk at informasjonsskrivet skal hjelpe de du behandler opplysninger om å forstå hvilke opplysninger du skal samle inn, og hva det innebærer for dem.

Her finner du sjekkliste for hva du må informere og NSDs mal for informasjonsskriv

3. Utform aktuelle vedlegg (intervjuguide, spørreskjema, variabelliste, osv.)

Før vi kan ferdigstille vår vurdering må eventuelle spørreskjema, intervjuguider og/eller variabellister være lastet opp.

Ved intervju trenger vi ikke nødvendigvis å se alle spørsmålene som skal stilles, men vi trenger en generell forståelse av hvilke opplysninger som skal registreres.

Om prosjektet skal motta data fra SSB må variabellistene lastes opp i formatet til SSBs bestillingsskjema. 

4. Vurder om du kan minimere personvernulempen

All behandling av personopplysninger innebærer en viss personvernulempe. Hvor stor denne potensielle ulempen er avhenger ulike faktorer som:

  • Hvor mange opplysninger som registreres: per person og totalt i prosjektet
  • Hvor sensitive opplysningene er
  • Hvor godt dataene sikres
  • Hvor lenge dataene oppbevares
  • Hvor mange som har tilgang

Tenk igjennom hvilke faktorer som bidrar til personvernulempe i ditt prosjekt, og om/hvilke tiltak du kan gjøre for å redusere ulempen.

For eksempel: Trenger du alle variablene du har oppgitt? Kan du unngå å registrere særlige kategorier? Kan det være mulig å anonymisere datamaterialet tidligere? Trenger hele prosjektgruppen tilgang til alt materialet? Kan det legges til noen ytterligere sikringstiltak?

Et prosjekt med høyere personvernulempe krever generelt en mer omfattende vurdering. Økt personvernulempe medfører også høyere krav til prosjektet og avveiningen som gjøres: At prosjektet er godt strukturert, at opplysningene lagres på en sikker måte osv.

5. Sett deg inn i retningslinjer for informasjonssikkerhet

Institusjonen du er forsker eller student ved har retningslinjer for informasjonssikkerhet som du må følge. I retningslinjene skal du finne informasjon blant annet om hvordan data skal lagres, hvilke sikringstiltak som kreves og hvilke spørreskjemaleverandører institusjonen har avtaler med,

Retningslinjene finner du som regel på institusjonen sine nettsider og/eller interne sider. Forhør deg eventuelt med din veileder, kollegaer/leder, IT-ansvarlig eller personvernombud. 

6. Undersøk om du trenger godkjenninger/tillatelser

I noen forskningsprosjekter kan det være nødvendig å søke tillatelser for å kunne gjennomføre prosjektet.

Skal du forske ved en institusjon (skole, fengsel, sykehus, arbeidsplass, osv.) er det viktig å få tillatelse fra ledelsen.

Hvis du skal få innsyn i taushetsbelagt informasjon kan det være aktuelt å søke om dispensasjon fra taushetsplikten. 

For prosjekter som omfattes av helseforskningsloven, må du ha en etisk godkjenning av Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK).

Tips! Les våre hjelpetekster underveis

I meldeskjemaet finnes det hjelpetekster ved de fleste punktene. Hold pekeren over det lille spørsmålstegnet ved siden av ordet/setningen/feltet du er usikker på for å lese tekstene.

Fyll ut meldeskjema

Er du klar til å fylle ut meldeskjema? Skjemaet er dynamisk, og du kan gjøre endringer etter du har opprettet skjemaet

Gå her for å starte innmelding