Veiledning til NSDs meldingsarkiv

Meldingsarkivet gir institusjonen en oversikt over alle innmeldte meldeskjema og NSDs vurderinger. Her får du en innføring i muligheter og funksjoner i meldingsarkivet.

Meldingsarkivet har fire hovedsider: Søk, avvik, statushenvendelser og protokoll. Veiledningen tar utgangspunkt i denne inndelingen.

Tilgang til meldingsarkivet

NSDs meldingsarkiv er et verktøy for ledelse og administrativt ansatte. Meldingsarkivet bør benyttes jevnlig for å sikre god oversikt og minimere fremkomsten av avvik.

Den enkelte institusjon avgjør selv hvordan arbeidet skal organiseres, og hvem som skal ha tilgang til hvilke enheter. Det er institusjonens brukeradministrator som administrerer tilganger.

Søk

Søk-siden gir en full oversikt over alle meldeskjema som er meldt inn etter at nytt personvernlovverk trådte i kraft sommeren 2018.

Søk-siden kan blant annet benyttes til:

  • Søke frem enkelte prosjekt
  • Oversikt over institusjons nåværende og tidligere behandlingen av personopplysninger
  • Oversikt over hvilke av institusjons prosjekter som faller inn under gitte kriterier, for eksempel prosjekter som overfører data ut av unionen eller prosjekter med strafferettslige opplysninger.
  • Se tendenser, for eksempel hvilke institutt som har færre/flere innmeldinger en forventet eller andelen studentprosjekter der det behandles særlige kategorier.
  • Enkel eksport av tabell til regneark/andre dokument for å lage grafiske fremstillinger

Beskrivelse av de ulike funksjonene/valgene

Valg av status

Vurdert og vurdert DPIA er lagt inn som standardvalg. For å vise eller fjerne visning av en status klikker du på den. Knapper som er markert i blått er valgte.

Under vurdering: Meldeskjema der vurderingen er pågående.

Her vises både ‘under utfylling’ som viser til at innmelder må gjøre endringer, og ‘under forhåndsvurdering’ som betyr at NSD skal gjøre en ny gjennomgang.

Vurdert: Meldeskjema som er vurdert av NSD. Her vises vanlige vurderinger, vurderinger med vilkår og anonyme vurderinger.

Vurdert DPIA: Her vises meldeskjema som har fått en personvernkonsekvensvurdering (DPIA) jf. personvernforordningen art. 35.

Avsluttet: Her vises meldeskjema der innmelder har bekreftet at behandlingen av personopplysninger er avsluttet, det vil si at dataene enten er arkivert, overført, slettet eller anonymisert.

Meldeskjema forblir under Vurdering eller Vurdering DPIA til vi mottar en bekreftelse på at behandlingen av personopplysninger til det angitte forskningsformålet er avsluttet.

Meldeskjema som er vurdert anonyme flyttes automatisk ved dato for prosjektslutt.

Ingen vurdering: Her vises meldeskjema som er trukket eller lukket etter innmelding.

Trukket viser til at det ikke skal gjennomføres, mens lukkede betyr at vi ikke får kontakt med forsker/student. Lukkede prosjekter vises også på avvikssiden, og bør følges opp av institusjonen.

Andre knapper

Antall: Viser antall etter de valgte kriteriene (status og eventuelt dato/tidsrom). Det siste tallet er totalt antall, og det første er antallet som vises på siden. Du må rulle nedover for å laste frem flere.

Kopier tabellen til utklippstavlen: Kopierer alt fra tabellen som er synlig på siden, slik at tabellen kan limes rett inn i et annet dokument/regneark.

Vær oppmerksom på at kun 40 prosjekter vises som standard. Dersom totalt antall overstiger 40, må du rulle nedover på siden for å få opp alle som svarer til kriteriene.

Kolonner

I tabellen over prosjekter kan du legge til og fjerne hvilke kolonner du ønsker å se ved å trykke på knappen Kolonner. De valgte kolonnene vises med blå skrift.

Referanse: Referansekoden til meldeskjemaet. Ved å klikke på referansenummeret, kommer du inn på detaljsiden om det enkelte meldeskjema.

Tittel: Prosjektets tittel

Innsendt: Dato for innsending

Avdeling: Hvilken underavdeling av institusjonen prosjektet er meldt inn under. Mindre institusjoner har gjerne bare en avdeling.

Ansvarlig: Navn på prosjektansvarlig

Student: Navn på student

Nivå: Hvorvidt det innmeldte prosjektet er et forsker-, master-, bachelor-, årstudium- eller fellesinnmeldt prosjekt.

Status: Viser til hvilken status prosjektet har. Vær oppmerksom på at vurderte prosjekter vises som vurdert selv om det er sendt inn endringsmelding.

Kategorier: Her vises hvilke type personopplysninger som behandles i prosjektet: alminnelige (alm), særlige (sær) og/eller strafferettslige (str).

Antall: Viser til antall registrerte i prosjektet. Vises i intervallene 1–99, 100–999, 1 000–4 999, 5 000–9 999, 10 000–49 999, 50 000–100 000 og 100 000+.

Avvik: Vises her som enten Ja eller nei. For mer detaljer om hva slags avvik trykk på referansenummeret til prosjektet eller gå inn på avvikssiden.

Prosjektslutt: Dato for prosjektslutt viser til oppgitt dato for når behandlingen av personopplysninger til det angitte formålet avsluttes.

Andre tillatelser: Ja/nei. Viser til siden Tillatelser i meldeskjemaet. Her må innmelder krysse av for om det eksempelvis er godkjent av REK, om det er gitt dispensasjon fra taushetsplikt eller om det er lastes opp signert oppdragsdokument i forbindelse med intern kvalitetssikring i helseforetak.

For oversikt over hvilke tillatelser det er snakk om, må du klikke på referansenummeret.

Delt behandlingsansvar: Står tomt dersom institusjonen har behandlingsansvar alene. Dersom det er oppgitt delt ansvar, vil navnet på institusjonen vises.

Overføring tredjeland: Ja/nei. For mer detaljert informasjon om overføringsgrunnlag klikk på referansenummeret.

Statushenvendelser

På siden Statushenvendelser vises alle utsendte statushenvendelser og varsler om ubesvarte statushenvendelser.

Det finnes to typer statushenvendelser.

  • Sluttvurdering blir sendt ut ved oppgitt dato for prosjektslutt.
  • Underveisvurdering blir sendt ut annethvert år i prosjekter med varighet over 3 år.

I statushenvendelsene blir innmelder bedt om å gå igjennom meldeskjemaet for å se om prosjektet er/blir gjennomført i tråd med innmeldingen. Om innmelder returnerer meldeskjemaet uten å gjøre endringer vil det automatisk bli avsluttet (ved slutthenvendelser) eller videreført uten videre oppfølging (ved underveishenvendelser).

Dersom innmelder gjør endringer før han/hun returnerer meldeskjemaet vil meldeskjemaet bli returnert til NSD-rådgiver for ny gjennomgang.

  • «Besvart» (grønn prikk): Meldeskjema som enten er bekreftet avsluttet eller vurdert på nytt av oss
  • «Ikke besvart – venter svar» (gul prikk): Statushenvendelser som er sendt ut for under 30 dager siden, og som ikke er besvart.
  • «Ikke besvart – varsel» (rød prikk): Statushenvendelser som ikke er blitt besvart på 30 dager.

Institusjonen bør følge opp ubesvarte statushenvendelser. For å melde fra om endringer må student/forsker logge inn og oppdatere meldeskjemaet. For å melde fra om avsluttet behandling kan student/forsker melde fra i meldeskjemaet. Eventuelt kan veileder eller du som brukeransvarlig ta kontakt med NSD på e-post eller i chatten.

Avvik

På siden Avvik vises alle prosjekter (pågående og avsluttede) der rådgiver har oppdaget et avvik, samt prosjekter der rådgiver ikke har fått tilbakemelding fra innmelder.
Ved større/mer alvorlige avvik vil NSD alltid ta direkte kontakt med kontaktperson.

Du kan sortere på type avvik ved å klikke på «Velg avvik». Det kan være følgende typer:

  • Prinsippet om lovlighet, rettferdighet og åpenhet (art. 5 a)
  • Prinsippet om formålsbegrensning (art. 5 b)
  • Prinsippet om dataminimering (art. 5 c)
  • Prinsippet om lagringsbegrensning (art. 5 e)
  • Kravet om lovlig behandlingsgrunnlag (art. 6, 9, 10)
  • Vilkår for samtykke (art. 7)
  • Informasjonsplikten (art. 13 eller 14)
  • Sikkerhet ved behandlingen (art. 32)
  • Personopplysningssikkerheten (art. 33)
  • Rådføringsplikten (personopplysningsloven § 9-11)
  • Kravet om å foreta personvernkonsekvensvurdering (art. 35)
  • Kravet om å foreta forhåndsdrøfting (art. 36)
  • Krav om etisk forhåndsgodkjenning fra REK (helseforskningsloven § 10)
  • Taushetsplikten
  • Kravene ved felles behandlingsansvar (art. 26)
  • Kravene knyttet til bruk av databehandler (art. 28)
  • Kravene ved overføring av personopplysninger til tredjeland og internasjonale organisasjoner (kap. 5)

Se under «Søk» for generell veiledning om tabeller, statuser og kolonner.

På detaljsiden til et prosjekt kan du lese NSD sin vurdering av det konkrete avviket og hvilke tiltak som er i igangsatt for å minimere avviket.

Protokoll

Institusjonen har ansvar for å føre protokoll/oversikt over alle behandlingsaktiviteter jf. personvernforordningen art. 30. Protokollen i Meldingsarkivet gir en slik oversikt for behandlinger som er meldt på NSDs meldeskjema etter at nytt lovverk trådte i kraft 20.7.2018.

Protokollen er ment å bidra til å oppfylle institusjonens plikt til å dokumentere behandlinger til forskningsformål. Sammen med en protokoll over institusjonens øvrige behandlinger, eksempelvis til administrative formål, vil dette utgjøre en fullstendig oversikt over behandlinger av personopplysninger ved institusjonen.

Ved tilsyn fra Datatilsynet vil en slik oversikt være ett av dokumentasjonskravene.

Protokollen inneholder mange av feltene fra det enkelte meldeskjema, slik som behandlingens formål, utvalg, behandlingsgrunnlag, sluttdato og navn på databehandler eller felles behandlingsansvarlig. Funksjonen kan dermed også brukes til å søke på tvers av meldeskjema.

NB! Legg merke til at protokollen kan vises både horisontalt og vertikalt. Klikk på knappen i øvre hjørne til høyre for å skifte visning:

Informasjon om det enkelte meldeskjema

Du kommer til detaljsiden fra alle de andre sidene ved å klikke på referansenummeret til et meldeskjema i tabellene.

Her finner du all informasjon om det enkelte meldeskjema, NSD sin vurdering samt dialog mellom innmelder og NSD.

Registrert: Her finner du dato for opprettelse av meldeskjema samt innmelder og dennes e-postadresse. Det er denne adressen som vil motta varsel ved meldinger eller andre tilbakemeldinger.

Vær oppmerksom på at kun innmelder i utgangspunktet har tilgang på meldeskjemaet. Dersom andre, eksempelvis veileder, skal ha tilgang, må innmelder aktivt invitere vedkommende.

Prosjektansvarlig/student: Disse feltene fylles ut av innmelder, og henger ikke sammen med tilganger eller varsler.

Statushistorikk: Datoene angir når statusen ble endret.

Ikke innsendt: Dato for registrering/opprettelse av meldeskjema.

Under forhåndsvurdering: Meldeskjemaet er sendt inn og under vurdering hos NSD.

Vær oppmerksom på at denne statusen er felles for nytt meldeskjema og endring. Ved endring vil altså status «Vurdert» etterfølges av «Under forhåndsvurdering».

Under utfylling: Meldeskjemaet er sendt i retur til innmelder av NSD, og må bekreftes innsendt på nytt før det kan vurderes.

Vurdert: Meldeskjemaet er ferdigvurdert av NSD.

Vurdert med vilkår: Meldeskjemaet er gitt en forenklet vurdering med vilkår om at informasjonsskrivet revideres og lastes opp på nytt. Dersom innmelder har lastet opp revidert skriv, vil statushistorikken vise først «Vurdert med vilkår», deretter «Under forhåndsvurdering» og til slutt «Vurdert med vilkår» igjen.

Vurdert DPIA: Meldeskjemaet er gitt en mer omfattende vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) jf. personvernforordningen art. 35. Status endres til «Vurdert DPIA» først når innmelder har lastet opp DPIA godkjent/signert av institusjonen i meldeskjemaet.

Avsluttet: Behandlingen av personopplysninger er avsluttet, ved at opplysningene er slettet, anonymisert eller arkivert på ubestemt tid.

Lukket: Meldeskjemaet er lukket av NSD grunnet manglende tilbakemelding fra innmelder.

Trukket: Innmelder har trukket meldeskjemaet.

Om endringsvurdering er sendt inn vil både informasjon meldeskjema ved vurderingstidspunkt og i sanntid vises frem til ny vurdering er sendt.