Veiledning til NSDs meldingsarkiv

Meldingsarkivet gir institusjonen en oversikt over alle innmeldte meldeskjema og NSDs vurderinger. Her får du en innføring i muligheter og funksjoner i meldingsarkivet.

Meldingsarkivet har fire hovedsider: Oversikt, avvik, slutthenvendelser og protokoll, i tillegg til et søk. Veiledningen tar utgangspunkt i denne inndelingen.

Tilgang til meldingsarkivet

NSDs meldingsarkiv er et verktøy for ledelse og administrativt ansatte. Meldingsarkivet bør benyttes jevnlig for å sikre god oversikt og minimere fremkomsten av avvik.

Den enkelte institusjon avgjør selv hvordan arbeidet skal organiseres, og hvem som skal ha tilgang til hvilke enheter. Det er institusjonens brukeradministrator som administrerer tilganger.

Oversikt

Denne siden gir en fullstendig oversikt over alle meldeskjema som er meldt inn etter at nytt personvernlovverk trådte i kraft 20.07.2018.

Oversikt-siden kan blant annet benyttes til:

  • Søke opp enkelte meldeskjema, prosjektansvarlige eller studenter
  • Oversikt over nåværende og tidligere behandlinger av personopplysninger
  • Oversikt over hvilke behandlinger som faller inn under gitte kriterier, for eksempel de som overfører data ut av unionen eller de med strafferettslige opplysninger
  • Se tendenser, for eksempel hvilke underenheter som har færre/flere innmeldinger en forventet eller andelen studentprosjekter der det behandles særlige kategorier.
  • Enkel eksport av tabell til regneark/andre dokument for å lage grafiske fremstillinger

Tabellen kan vises enten de pågående prosjektene, vurderte DPIAer, uavklarte meldeskjema eller alle.

Pågående: Her vises de samme meldeskjemaene som i protokollen. Det vil si alle meldeskjema som har fått en vurdering av NSD (vurdering, vurdering DPIA og vurdering med vilkår) der behandlingen av personopplysninger er pågående.

DPIA: Her vises pågående behandlinger som har fått en personvernkonsekvensvurdering (DPIA) jf. personvernforordningen art. 35.

Under vurdering: Under vurdering viser innsendte meldeskjema enda ikke har blitt vurdert av NSD.

Uavklarte: Her vises meldeskjema som har blitt lukket av rådgiver på grunn av manglende tilbakemelding fra innmelder. Disse vises også på avvikssiden, og bør følges opp av institusjonen.

Alle: Her vises alle innsendte meldeskjema, inkludert de pågående, de som er vurdert anonym, trukket eller bekreftet avsluttet (Avsluttet vil si at dataene enten er arkivert, overført, slettet eller anonymisert).


Andre knapper

Antall: Viser antall etter de valgte kriteriene (status og eventuelt dato/tidsrom). Det siste tallet er totalt antall, og det første er antallet som vises på siden. Du må rulle nedover for å laste frem flere.

Kopier tabellen til utklippstavlen: Kopierer alt fra tabellen som er synlig på siden, slik at tabellen kan limes rett inn i et annet dokument/regneark.

Vær oppmerksom på at kun 20 prosjekter vises som standard. Dersom totalt antall overstiger 20, må du rulle nedover på siden for å få opp alle som svarer til kriteriene.

Kolonner

I tabellen over prosjekter kan du legge til og fjerne hvilke kolonner du ønsker å se ved å trykke på knappen Kolonner.

Referanse: Referansenummeret til meldeskjemaet. Ved å klikke på referansenummeret, kommer du inn på detaljsiden til det enkelte meldeskjema.

Tittel: Prosjektets tittel

Innsendt: Dato for innsending

Enhet: Hvilken underenhet hos institusjonen meldeskjemaet er lagt under. Mindre institusjoner har gjerne kun en enhet.

Ansvarlig: Navn på prosjektansvarlig

Student: Navn på student

Nivå: Hvorvidt det er et forsker-, master-, bachelor-, årstudium- eller en fellesinnmelding

Status: Hvorvidt behandlingen er under forhåndsvurdering (i kø hos NSD), under utfylling (NSD venter på innmelder), vurdert etc.

Kategorier: Hvilke type personopplysninger som behandles: alminnelige (alm), særlige (sær) og/eller strafferettslige (str).

Antall: Antall personer det skal registreres personopplysninger om. Vises i intervallene 1–99, 100–999, 1 000–4 999, 5 000–9 999, 10 000–49 999, 50 000–100 000 og 100 000+.

Avvik: Vises her som enten Ja eller nei. For mer detaljer om type avvik trykk på referansenummeret til prosjektet eller gå inn på avvikssiden.

Prosjektslutt: Dato for prosjektslutt viser til oppgitt dato for når behandlingen av personopplysninger til det angitte formålet avsluttes.

Andre tillatelser: Ja/nei. Hvorvidt det er oppgitt andre tillatelser som REK-godkjenning, dispensasjon fra taushetsplikt eller oppdragsdokument i forbindelse med intern kvalitetssikring i helseforetak. For mer informasjon om hvilke tillatelser som er oppgitt se detaljesiden.

Delt behandlingsansvar: Dersom det er oppgitt delt behandlingsansvar, vil navnet på de andre institusjonene vises.

Overføring tredjeland: Ja/nei. For mer detaljert informasjon om overføringsgrunnlag se detaljesiden.

Statushenvendelser

På siden Statushenvendelser vises alle utsendte statushenvendelser og varsler om ubesvarte statushenvendelser.

Det finnes to typer statushenvendelser.

  • Sluttvurdering blir sendt ut ved oppgitt dato for prosjektslutt.
  • Underveisvurdering blir sendt ut annethvert år i prosjekter med varighet over 3 år.

I statushenvendelsene blir innmelder bedt om å gå igjennom meldeskjemaet for å se om prosjektet er/blir gjennomført i tråd med innmeldingen. Om innmelder returnerer meldeskjemaet uten å gjøre endringer vil det automatisk bli avsluttet (ved slutthenvendelser) eller videreført uten videre oppfølging (ved underveishenvendelser).

Dersom innmelder gjør endringer før han/hun returnerer meldeskjemaet vil meldeskjemaet bli returnert til NSD-rådgiver for ny gjennomgang.

  • «Besvart» (grønn prikk): Meldeskjema som enten er bekreftet avsluttet eller vurdert på nytt av oss
  • «Ikke besvart – venter svar» (gul prikk): Statushenvendelser som er sendt ut for under 30 dager siden, og som ikke er besvart.
  • «Ikke besvart – varsel» (rød prikk): Statushenvendelser som ikke er blitt besvart på 30 dager.

Institusjonen bør følge opp ubesvarte statushenvendelser. For å melde fra om endringer må student/forsker logge inn og oppdatere meldeskjemaet. For å melde fra om avsluttet behandling kan student/forsker melde fra i meldeskjemaet. Eventuelt kan veileder eller du som brukeransvarlig ta kontakt med NSD på e-post eller i chatten.

Avvik

På siden Avvik vises alle prosjekter (pågående og avsluttede) der rådgiver har oppdaget et avvik, samt prosjekter der rådgiver ikke har fått tilbakemelding fra innmelder.
Ved større/mer alvorlige avvik vil NSD alltid ta direkte kontakt med kontaktperson.

Du kan sortere på type avvik ved å klikke på «Velg avvik». Det kan være følgende typer:

  • Prinsippet om lovlighet, rettferdighet og åpenhet (art. 5 a)
  • Prinsippet om formålsbegrensning (art. 5 b)
  • Prinsippet om dataminimering (art. 5 c)
  • Prinsippet om lagringsbegrensning (art. 5 e)
  • Kravet om lovlig behandlingsgrunnlag (art. 6, 9, 10)
  • Vilkår for samtykke (art. 7)
  • Informasjonsplikten (art. 13 eller 14)
  • Sikkerhet ved behandlingen (art. 32)
  • Personopplysningssikkerheten (art. 33)
  • Rådføringsplikten (personopplysningsloven § 9-11)
  • Kravet om å foreta personvernkonsekvensvurdering (art. 35)
  • Kravet om å foreta forhåndsdrøfting (art. 36)
  • Krav om etisk forhåndsgodkjenning fra REK (helseforskningsloven § 10)
  • Taushetsplikten
  • Kravene ved felles behandlingsansvar (art. 26)
  • Kravene knyttet til bruk av databehandler (art. 28)
  • Kravene ved overføring av personopplysninger til tredjeland og internasjonale organisasjoner (kap. 5)

Se under «oversikt» for generell veiledning om tabeller, statuser og kolonner.

På detaljsiden kan du lese NSD sin vurdering av det konkrete avviket og hvilke tiltak som er i igangsatt for å minimere avviket.

Protokoll

Institusjonen har ansvar for å føre protokoll/oversikt over alle behandlingsaktiviteter jf. personvernforordningen art. 30. Protokollen i Meldingsarkivet gir en slik oversikt for behandlinger som er meldt på NSDs meldeskjema etter at nytt lovverk trådte i kraft 20.7.2018.

Protokollen er ment å bidra til å oppfylle institusjonens plikt til å dokumentere behandlinger til forskningsformål. Sammen med en protokoll over institusjonens øvrige behandlinger, eksempelvis til administrative formål, vil dette utgjøre en fullstendig oversikt over behandlinger av personopplysninger ved institusjonen.

Ved tilsyn fra Datatilsynet vil en slik oversikt være ett av dokumentasjonskravene.

Protokollen inneholder mange av feltene fra det enkelte meldeskjema, slik som behandlingens formål, utvalg, behandlingsgrunnlag, sluttdato og navn på databehandler eller felles behandlingsansvarlig. Funksjonen kan dermed også brukes til å søke på tvers av meldeskjema.

NB! Legg merke til at protokollen kan vises både horisontalt og vertikalt. Klikk på knappen i øvre hjørne til høyre for å skifte visning:

Informasjon om det enkelte meldeskjema

Du kommer til detaljesiden fra alle de andre sidene ved å klikke på referansenummeret til et meldeskjema.

Her finner du all informasjon om det enkelte meldeskjema, NSD sin vurdering samt dialogen mellom innmelder og NSD.

Registrert: Her finner du dato for innsending av meldeskjema samt innmelders navn og e-postadresse. Det er denne adressen som vil motta varsel ved meldinger fra NSD.

Prosjektansvarlig/student: Disse feltene fylles ut av innmelder, og henger ikke sammen med tilganger eller varsler.

Prosjektansvarlig vil automatisk motta en invitasjon til prosjektet. Ved akspetert invitasjon har prosjektansvarlig administrasjonsrettigheter til prosjektet, og mottar varsler på lik linje med innmelder. Det sendes ut en purring dersom prosjektansvarlig ikke svarer på invitasjonen innen fem dager.

Statushistorikk: Datoene angir historikken til et meldeskjema. Det vil si når det er sendt inn, hvordan det har gått frem og tilbake før vurdering og når det ble vurdert, samt eventuelle senere endringsmeldinger.

Ikke innsendt: Dato for opprettelse av meldeskjema.

Under forhåndsvurdering: Meldeskjemaet er sendt inn og under vurdering hos NSD.

Vær oppmerksom på at denne statusen er felles for nytt meldeskjema og endring. Ved endring vil altså status «Vurdert» etterfølges av «Under forhåndsvurdering».

Under utfylling: Meldeskjemaet er sendt i retur til innmelder av NSD, og må bekreftes innsendt på nytt før det kan vurderes.

Vurdert: Meldeskjemaet er ferdigvurdert av NSD.

Vurdert med vilkår: Meldeskjemaet er gitt en forenklet vurdering med vilkår om at informasjonsskrivet revideres og lastes opp på nytt. Dersom innmelder har lastet opp revidert skriv, vil statushistorikken vise først «Vurdert med vilkår», deretter «Under forhåndsvurdering» og til slutt «Vurdert med vilkår» igjen.

Vurdert DPIA: Meldeskjemaet er gitt en mer omfattende vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) jf. personvernforordningen art. 35. Status endres til «Vurdert DPIA» først når innmelder har lastet opp DPIA godkjent/signert av institusjonen i meldeskjemaet.

Avsluttet: Behandlingen av personopplysninger er avsluttet, ved at opplysningene er slettet, anonymisert eller arkivert på ubestemt tid.

Lukket: Behandlingen er uavklart. Meldeskjemaet er lukket av NSD på grunn av manglende tilbakemelding fra innmelder.

Trukket: Innmelder har trukket meldeskjemaet.